Per groot project is een webpagina aangemaakt. Bij elk groot project wordt ingegaan op de volgende onderdelen.
Het project
Hier staat vermeld de datum van rapportage, de verantwoordelijke portefeuillehouder, de doelstellingen en/of beoogd resultaat. Daaronder staan "knoppen" waarop na een klik meer informatie verschijnt met betrekking tot de onderwerpen "Actuele ontwikkelingen", "Wat gaan we nog doen", "Wat hebben we al gedaan", "Communicatie", "Financiën en risico's" en "kaders en uitgangspunten".
Actuele ontwikkelingen
Hier wordt in het kort omschreven wat de actuele status van het project is en welke informatie op dit moment relevant is om te delen met de raad. Hierin kunnen eventuele kansen en bedreigingen vermeld worden, successen worden gevierd of tegenvallende resultaten worden gemeld en kan voorgesorteerd worden op eventueel toekomstige besluitvorming en trends die zich voor doen.
Wat gaan we nog doen?
Hier wordt weergegeven welke activiteiten er nog gaan plaatsvinden en/of welke producten er nog worden opgeleverd en welke bedragen daarvoor geraamd zijn.
Wat hebben we al gedaan?
Hier staat vermeld wat er tot op heden is gerealiseerd in het project, welke producten zijn opgeleverd, welke mijlpalen en doelstellingen er zijn behaald.
Communicatie
Hier staat vermeld wat en met wie en waarom er wordt gecommuniceerd met de verschillende stakeholders van het project. Communicatie is een belangrijk instrument om realisatie van projectdoelstellingen mogelijk te maken. Hoe wordt gecommuniceerd met belanghebbenden en welke instrumenten worden daarvoor ingezet. Er valt te denken aan bewonersavonden, persberichten, advertenties, internetpagina’s maar ook inzet van “nieuwe media” zoals Facebook en Twitter.
Financiën en risico's
Hier is een grafiek opgenomen waarin in taartvorm de samenstelling van de financiële middelen is weergegeven. Daarnaast wordt, indien van toepassing, in tabelvorm een samenvatting van de grondexploitatie gegeven met betrekking tot de kosten, opbrengsten, saldo en eventueel getroffen voorziening voor het project. Ook is in een grafiek het verloop van de cashflow weergegeven. Tot slot is hier ruimte om de top 5 risico's met beheersmaatregelen te vermelden. Sinds 2009 is het risico-informatiesysteem van het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (Naris) bij de gemeente Dordrecht in gebruik. Dit systeem biedt de organisatie een handvat om op continue en systematische wijze de organisatie op risico’s te analyseren, met als uiteindelijk doel een balans te vinden tussen risico’s nemen en risico’s beheersen. Financiële risico’s van grote projecten zijn opgenomen in Naris voor zover deze geen onderdeel zijn van de gereserveerde projectmiddelen (als post onvoorzien). De risico’s krijgen op basis van ‘kans maal effect’ een rode, oranje of groene codering. Indien een zuivere berekening niet mogelijk is, gebeurt dit op basis van inschatting (bijvoorbeeld afbreukrisico’s). Aan de raad worden de grootste en voornaamste risico’s met beheersmaatregelen toegelicht waarbij de output uit het hiervoor genoemde systeem als basis dient. Deze risico’s worden vermeld voor zover deze (openbare) informatie niet schadelijk is voor de positie van de gemeente. Bij “schadelijk” moet bijvoorbeeld gedacht worden aan gevallen waar sprake is van mogelijke (schade)claims of onderhandelingen met marktpartijen.
Kaders en uitgangspunten
In dit onderdeel is aandacht voor de contractuele kaders, de betrokken private partijen, welke bestemmingsplannen, stedenbouwkundige plannen, et cetera er zijn vastgesteld. Ook wordt hier vermeld wat de scope van het project is, wat het programma is en worden alle eerdere raadsbesluiten opgesomd.
