Bedrijfsvoering

ICT en Informatiebeveiliging
ICT-projecten worden gerealiseerd met behulp van dekking uit het regionaal projectenportfolio. In 2018 zijn we regionaal gestart met een nieuw Klant-, Zaak- & Archiefsysteem (KZA-systeem). Rond de jaarwisseling 2019 waren ongeveer 500 van de ruim 1.000 processen naar dit nieuwe systeem overgebracht, de rest volgt in 2020. Hiermee is een belangrijke stap gezet naar volledig digitaal- en integraal werken en archiveren. En hebben we de basis gelegd voor het verder verbeteren van onze digitale dienstverlening. KZA biedt ons ook een voorziening om veilig samen te werken aan dossiers met partners in de stad. Het nieuwe KZA-systeem is volledig uniform ingericht en voldoet daarnaast aan de wettelijke voorschriften op het gebied van informatiebeveiliging en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

In 2019 hebben we daarnaast ingezet op de realisatie van diverse andere slimme ICT- en data oplossingen. Voorbeelden hiervan zijn: Fixi voor meldingen in de openbare ruimte, aanvraagformulieren voor het initiatieven loket, uitbouw en integratie van onze wijkenfoto's, de top 20 van verkeersonveilige knooppunten en facilitering van de programmeertafel (samen op de kaart).

Op het gebied van informatiebeveiliging is in 2019 veel tijd besteed aan de verdere bewustwording van onze medewerkers en zijn er diverse bijeenkomsten georganiseerd om de plaatselijke ondernemers op dit onderwerp te informeren. Ook is onze aandacht uitgegaan naar de benodigde bewijslast voor de jaarlijkse ENSIA-audit.

ICT-strategie
We hebben het afgelopen jaar een heroriëntatie uitgevoerd op onze ICT-strategie. Op dit moment is het Service Centrum Drechtsteden immers sterk ingericht op het beheren van onze ICT, waarbij we merkten dat we innovatiekracht missen. Hierdoor kan ICT minder bijdragen aan het realiseren van de ambities van de gemeente dan wenselijk is. Met de ingezette lijn van "outsourcing" (niet langer alles in eigen beheer in eigen rekencentra uitvoeren, maar (deels) uitbesteden) rekenen we erop dat we naar de toekomst toe meer slagkracht en flexibiliteit organiseren. In 2019 is deze grote operatie verder voorbereid. Vanaf 2020 zullen de eerste grote bedrijfsapplicaties over gaan.

Communicatie
We vinden open en duidelijke communicatie met partners en bewoners van de stad erg belangrijk. Hierdoor kunnen wij onze (beleids)doelstellingen maximaal uitvoeren. We maken daarbij gebruik van slimme (ICT-)technieken en creatieve vormen.

Vanuit het project Wij Maken Dordt hebben we gewerkt aan een communicatieplan. Wij zijn daarbij uitgegaan van het verhaal van de coalitie: 'Dordrecht, een stad waar je bij wilt horen'. We willen hiermee bewoners en partners bewust maken dat Dordrecht moet groeien om goede voorzieningen te blijven bieden.

Voor de dagelijkse communicatie hebben wij een communicatiekalender (seizoenscommunicatie). Hierin komt een groot aantal jaarlijks terugkerende onderwerpen aan bod. Wij communiceren al anderhalf jaar op deze wijze via gemeentenieuws en social media. Ook andere Drechtsteden nemen deze werkwijze over. Met meerdere gemeentes laten we één boodschap met beeld ontwikkelen dat we jaarlijks hergebruiken.

De Newsroom, waarin de onderdelen Communicatie en Dienstverlening Drechtsteden sinds oktober 2018 samenwerken, krijgt steeds beter vorm. Het doel van de Newsroom is om nieuws en sentiment uit de samenleving op te pikken, te duiden en te delen binnen de organisatie. Door de duiding uit de Newsroom wordt de communicatieaanpak van ontwikkelingen en projecten aangescherpt.

Klachten
Wanneer iemand ontevreden is over de dienstverlening van een ambtenaar, kan diegene een klacht indienen bij de gemeente. Wordt de klacht niet naar tevredenheid opgelost, dan kan de klager een schriftelijke klacht indienen bij de Nationale Ombudsman.

In 2019 zijn 84 klachten ingediend bij de gemeente Dordrecht. Dat zijn er 26 meer dan in 2018. 30 klachten bleken gegrond, 19 gedeeltelijk gegrond en 16 ongegrond. Over de overige klachten is geen oordeel uitgesproken. Voor een overzicht van de klachten wordt verwezen naar het jaarverslag klachten dat afzonderlijk aan de raad wordt aangeboden.

Van de 84 klachten zijn er 67 binnen de wettelijke termijn van zes weken afgedaan. Dat is 80% (2018: 79%). 40 klachten zijn binnen twee weken afgedaan, dat is 48% (2018: 43%). 11 klachten zijn niet binnen de wettelijke termijn afgedaan (13%). In 2018 was dat 21%. Van zes klachten is de afdoeningstermijn niet geregistreerd.

Er zijn in 2019 bij de Nationale Ombudsman 24 klachten ingediend over de gemeente Dordrecht. Van de 24 klachten zijn er drie door de Ombudsman in behandeling genomen. De overige 21 klachten zijn dus niet in behandeling genomen. Redenen om de overige klachten niet in behandeling te nemen zijn dat de klager zijn klacht eerst bij de gemeente Dordrecht zelf moet indienen of dat er bezwaar of beroep open staat. Ook kan het zijn dat de Ombudsman niet bevoegd is om van de klacht kennis te nemen en soms is de klacht onduidelijk. In bepaalde gevallen worden klachten ingediend over zaken waar de gemeente niet voor verantwoordelijk is maar bijvoorbeeld het Waterschap. Die klachten zijn niet meegeteld. De drie in behandeling genomen klachten zijn allemaal door een interventie opgelost. Dat wil zeggen dat door het bureau van de Ombudsman via telefoon of e-mail contact is opgenomen met de contactpersoon van de gemeente en dat vervolgens alle klachten zijn beoordeeld en opgelost.

Bezwaarschriften
In 2019 zijn door de Adviescommissie voor de behandeling van bezwaarschriften 88 bezwaarschriften behandeld tegen 36 besluiten. Dat betekent dat in een aantal gevallen meerdere bezwaarschriften zijn ingediend tegen hetzelfde besluit. Verreweg de meeste bezwaarschriften (21) zijn ingediend tegen besluiten op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), drie bezwaarschriften zijn ingediend tegen besluiten op grond van de Algemene plaatselijke verordening (APV) en voor het overige betreft het bezwaarschriften tegen besluiten op grond van diverse wetgeving. Van de 88 bezwaarschriften waren er op 31 december 2019 nog 37 in behandeling.

Van de 51 afgehandelde bezwaarschriften zijn er 19 (22%) ingetrokken na overleg met de indiener van het bezwaar. Voorts zijn twee bezwaarschriften niet-ontvankelijk verklaard en 25 bleken er ongegrond te zijn. Vijf Bezwaarschriften bleken dubbel ingeboekt. Geen enkel bezwaarschrift is (deels) gegrond verklaard. De 51 behandelde bezwaarschriften hebben geleid tot 26 beslissingen op bezwaar. Daarvan zijn er 23 (89%) tijdig afgehandeld en drie (11%) niet.

Naast de 51 bezwaarschriften uit 2019 zijn er ook 23 bezwaarschriften uit 2018 afgerond. In drie zaken heeft de commissie geadviseerd om de bezwaren gegrond te verklaren. In één zaak is het college contrair gegaan en heeft het de bezwaren ongegrond verklaard.

Behalve de door de Adviescommissie behandelde bezwaarschriften zijn er ook bezwaarschriften die niet ter advisering aan de commissie worden voorgelegd maar waarbij het horen plaatsvindt door de portefeuillehouder of door ambtenaren. Aanvullend op de 88 door de Adviescommissie behandelde bezwaarschriften gaat het om 44 bezwaarschriften. In totaal zijn er van de 132 ingediende bezwaarschriften 58 ingetrokken na informeel overleg, zijn er tien niet ontvankelijk verklaard, 40 ongegrond verklaard en zes gegrond.

In 2019 zijn er meer bezwaarschriften met betrekking tot belastingen en heffingen bij de gemeente Dordrecht binnengekomen. Naast de gemiddelde toename kwam circa de helft van bezwaren binnen in het laatste kwartaal van het belastingjaar wat voor een piekbelasting in de behandeling zorgde. Inmiddels is de achterstand op de bezwaarschriften naheffing parkeerbelasting voor een groot deel ingelopen. Naast de huidige tijdelijk extra inzet wordt in de komende periode binnen het team Bezwaar & Beroep de capaciteit voor deze bezwaarschriften structureel vergroot.

De toename in het aantal WOZ-bezwaarschriften is te verklaren door een aantal factoren: het aantrekken van de huizenmarkt en de stijging van verkoop- en economische waarde.

Huisvesting
De ambitie om het Huis van Stad en Regio eind 2022 op te leveren is in 2019 te hoog gebleken. Behandeling en vaststelling van het ambitiedocument en het prijsvraagreglement in en door de raad heeft een groter draagvlak opgeleverd voor onze ambities, maar heeft ook meer tijd gekost. Dat geldt ook de uitwerking van vier visies tot structuurontwerpen met consultatie van de stad en toekomstige gebruikers.

Het aantal investeringen in 2019 voor het huidige stadskantoor waren minimaal. We zijn, op wat noodzakelijk is na, terughoudend met het uitvoeren van investeringen door de toekomstige huisvesting in het Huis van Stad en Regio.